Можливості податкового органу отримати інформацію (документи) від суб’єкта господарювання

Відповідно до Податкового кодексу України (надалі за текстом – «ПКУ») та інших підзаконних нормативно-правових актів України, у податкового органу є три можливості отримати інформацію (документи) у  суб’єкта господарювання (надалі по тексту – «СГ»).

1. Запит про подання інформації; 

2. Перевірка; 

3. Зустрічна звірка. 

1. Запит про подання інформації:

А. Нормативно-правова підстава запиту: п. 73.3 ст. 73 ПКУ та положення Постанови КМУ «Про затвердження Порядку періодичного подання інформації органам державної податкової служби та отримання інформації зазначеними органами за письмовим запитом» від  27.12.2010 року за №1245 (надалі по тексту – «Постанова №1245»).

Б. Обов’язок СГ на надання інформації (документів):

Контролюючі органи (надалі за текстом – «КО») мають право звернутися до платників податків та інших суб'єктів інформаційних відносин із письмовим запитом про подання інформації, необхідної для виконання покладених на КО функцій, завдань, та її документального підтвердження (п.73.3. ст. 73 КПУ). 

Зверну увагу, що ПКУ не заборонено подавати запит до суб’єктів господарювання СГ з іншого податкового органу, до якого СГ не відноситься територіально або який непідзвітний цій податковій, тобто, будь-який податковий орган (на підставах вказаних у п.п. 3 п.73.3. ст. 73 ПКУ, п.12 Постанови №1245) може запросити за запитом у СГ необхідну інформацію або документи. 

Інформація та документи надаються КО на безоплатній основі (п. 73.1. ст. 73 ПКУ та п. 2 Постанови 1245).

В. Кому може направлений запит: 

1. Фізичним особам (резиденту і нерезиденту України, у тому числі самозайнятій особі); 

2. Юридичним особам (резиденту і нерезиденту України) та їх відокремленим підрозділам; 

3. об'єднанню громадян; 

4. релігійним організації; 

5. суб'єктам владних повноважень; 

6. Національному банку, банкам та інші фінансовим установам; 

7. міжнародним організаціям.

(п. 3 Постанови 1245).

Г. Підстави для надсилання письмового запиту:

Письмовий запит про подання інформації надсилається СГ а за наявності хоча б однієї з таких підстав: 

1) за результатами аналізу податкової інформації, виявлено факти, які свідчать про порушення платником податків податкового, валютного законодавства, законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на КО; 

2) для визначення рівня звичайних цін на товари (роботи, послуги) під час проведення перевірок та в інших випадках, передбачених статтею 39 ПКУ; 

3) виявлено недостовірність даних, що містяться у податкових деклараціях, поданих платником податків;

4) щодо платника податків подано скаргу про ненадання таким платником податків податкової накладної покупцю або про порушення правил заповнення податкової накладної;

5) у разі проведення зустрічної звірки;

6) в інших випадках, визначених цим Кодексом.

(п.п. 3 п.73.3. ст. 73 ПКУ, п.12 Постанови №1245)

Запит повинен містити наступну інформацію: 

1. посилання на норми закону, відповідно до яких орган державної податкової служби має право на отримання такої інформації; 

2. підстави для надіслання запиту; 

3. опис інформації, що запитується, та в разі потреби перелік документів, що її підтверджують.

Запит повинен бути надрукований на бланку державної податкової служби, підписаний керівником (заступником керівника) КО і повинен містити перелік інформації, яка запитується, та документів, що її підтверджують (п.10 Постанови №1245). 

Ґ. Термін надання відповіді на запит:

За загальним правилом, платники податків та інші суб'єкти інформаційних відносин зобов'язані подавати інформацію, визначену у запиті КО, та її документальне підтвердження протягом одного місяця з дня, що настає за днем надходження запиту. 

Але, коли за результатами перевірок інших платників податків або за результатами аналізу податкової інформації виявлено факти, що свідчать про можливі порушення платником податків податкового, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби (ком. автора: це означає фактично ВСЕ законодавство, за яким КО може направлятися запит), платник податків зобов'язаний надати пояснення та їх документальне підтвердження на обов'язковий письмовий запит органу державної податкової служби протягом 10 робочих днів з дня надходження запиту (п.п. 5 п. 73.3. ст. 73 ПКУ та п. 14 Постанови №1245).

Уважно проаналізувавши вищезазначене положення, можна зробити висновок, що законодавством фактично встановлений 10-денний строк надання відповіді (пояснення) податковому органу на запит.

Дотримання строків виконання запиту є архіважливим, адже в разі запізнення СГ у наданні відповіді (пояснення) КО, це є підставою для проведення документальної позапланової перевірки такого платника податків (п.78.1.1. п. 78.1. ст. 78 ПКУ). 

Судова практика з питання призначення позапланової документальної перевірки, у разі ненадання пояснення у встановлений законом строк, є наступною: при прийнятті рішення про проведення документальної позапланової виїзної перевірки на підставі п.78.1.1. п. 78.1. ст. 78 ПКУ, КО повинен дотримуватись наступної послідовності дій: 

1. належного складення КО і направлення на адресу платника податків обов'язкового письмового запиту; 

2. фактичного отримання платником податків такого запиту, тобто вручення запиту під підпис посадовій (службовій) особі платника податків або уповноваженому представнику платника податків чи повернення до податкового органу поштового повідомлення про вручення такого запиту платнику податків; 

3. сплину строку в 10 робочих днів від дня отримання платником податків письмового запиту податкового органу; 

4. ненадання платником податків до податкового органу письмових пояснень та документальних підтверджень по суті отриманого запиту і тільки після виконання всіх цих пунктів, КО має право призначати позапланової документальної перевірку за п.п. 78.1.1. п. 78.1. ст. 78 ПКУ (Ухвала Харківського апеляційного адмінсуду від 21.03.2013 р. у справі № 820/96/13-а).

Д. Способи надсилання запиту та момент отримання запиту СГ:

Запит може бути надісланий:

1. поштою на податкову адресу (адресу реєстрації) СГ;

2. під розписку посадовій особі СГ;

3. з використанням засобів телекомунікаційного зв'язку з накладенням електронного цифрового підпису органу державної податкової служби.

Момент отримання запиту СГ: 

Запит вважається врученим, якщо:

1. його надіслано поштою листом з повідомленням про вручення за податковою адресою СГ;

2. надано під розписку суб'єкту інформаційних відносин або його посадовій особі;

3. в разі направлення в електронному вигляді з використанням засобів телекомунікаційного зв'язку з накладенням електронного цифрового підпису органу державної податкової служби - у разі надходження сформованого програмним забезпеченням повідомлення про доставку (п. 13 Постанови №1245).

Е.  Вимоги щодо копій наданих документів:

КО просить надати завірені уповноваженою особою СГ копії всіх витребуваних документів, але на сьогоднішній день, ані в ПКУ, ані в Постанові №1245, не встановлений порядок, як саме копії цих документів повинні бути завірені, та чи повинні вони копії бути завірені взагалі. Але КО, керуючись старою редакцією п.п.20.1.6. п.20.1 ст. 20 ПКУ, наполягає на завіренні підприємством всіх наданих копій печаткою підприємства та підписом керівника СГ. Нагадаю, що положення вищезазначеного пункту було змінено у 2013 році таким чином, що завірені копії повинні бути надані КО лише в ході проведення перевірки, а не запиту. 

Таким чином можна зробити висновок, що копії документів у відповідь на запит можуть подаватися не завірені керівником підприємства та без відтиску печатки СГ. Але якщо є бажання та час, або якщо немає бажаєте конфліктувати з КО з цього питання, то завірити документи все ж можна. Якщо документів забагато, то можна їх прошити ниткою, пронумеровати ручкою кожен аркуш та на останньому аркуші, з оборотної сторони, заклеїти нитки маленьким аркушем з написом: «прошити, пронумеровано та скріплено печаткою на ___ сторінка» вказати посаду (бажано керівник) СГ, підпис, дата розпис, печатка (за наявністю).

Замітка: КО забороняється вилучати оригінали первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів за винятком випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством (п.85.5. ст. 85 НКУ).

Є. Що обов’язково повинно бути у листі відповіді (поясненні):

1. номер та дата запиту органу державної податкової служби, на який надається відповідь; 

2. інформацію, що запитується органом державної податкової служби (та п. 15 Постанови №1245).

Ж. Підстава для відмови у наданні інформації (документів) на запит:

Якщо запит складено з порушенням вимог, викладених в абзацах першому та другому пункту 73.3. ПКУ, платник податків звільняється від обов'язку надавати відповідь на такий запит (п.п. 5 п.73.3. ст. 73 ПКУ). 

Порада: навіть, якщо запит КО складений з порушенням вимог п.п.73.3. ст. 73 ПКУ, написати відповідь на запит все ж варто, де аргументовано викласти причину ненадання інформації (документів), посилаючись на нормативну базу відмови від надання інформації (документів), це убезпечить Вас від звинувачень КО щодо ненадання інформації (документів) на запит КО. 

Проте, обґрунтована та законна відмова від надання документів не убезпечує СГ від направлення іншого документу, складеного вже на підставі п.78.1.1. п. 78.1. ст. 78 ПКУ – коли КО буде вимагати документи вже в ході проведення документальної позапланової перевірки. Відмовляючи КО у наданні інформації, СГ одразу треба готуватися до: або позапланової перевірки, або оскарження у суді наказу щодо призначення такої перевірки.  

Є позитивна судова практика для СГ, коли суд погоджується з доводами останнього, що загальні фрази КО у запиті, на кшталт - "встановленні сумнівності у факті здійснення операцій" не можуть бути підставою для надання документів на такий запит і як слідство призначення позапланової перевірки згідно положення п.78.1.1. п. 78.1. ст. 78 ПКУ. На думку суду, з такої фрази неможливо встановити: ким саме та коли було встановлено сумнівність у факті здійснення операцій, в чому саме полягає дана сумнівність та якими доказами вона підтверджується (Ухвала Харківського апеляційного адмінсуду від 21.03.2013 р. у справі №820/96/13-а). Проте в нашій країні відсуне прецедентного право, тому кожен окремий суд може виносити рішення на власний розсуд, не враховуючи судової практики.

2. Перевірка

Питання податкової перевірки є досить об’ємним питанням, тому в даній статті будуть освітлені лише аспекти надання КО документів на підставі проведення перевірки.

А. Нормативно-правова база: поняття, видів, підстав проведення перевірок та інше - ст. ст. 75 - 86 ПКУ.

Б. Обов’язок СГ надати інформацію (документи) КО:

КО має право запитувати та вивчати під час проведення перевірок первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку, регістри, фінансову, статистичну та іншу звітність, пов'язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів, виконанням вимог законодавства, контроль за додержанням якого покладено на КО (п.п. 20.1.6. п. 20.1. ст. 20 ПКУ).

СГ зобов'язаний надати посадовим особам КО у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у СГ після початку перевірки. У великих платників податків є додатковий обов’язок надати витребувані документи у електронній формі (п.85.2. ст.85 ПКУ).

В. Початок перевірки: 

Будь-яка перевірка починається з отримання наказу про проведення такої перевірки керівником СГ, або уповноваженою на це довірителем особою за довіреністю (п.78.4. ст. 78 ПКУ ).

Г. Перелік документів:

Зазвичай у наказі вказується перелік документів, які повинні бути надані КО, якщо цей перелік відсутній, бажано скласти лист до КО, де вказати, що у зв’язку з відсутністю документів у наказі, просимо пояснити, які саме документи потрібні для проведення перевірки КО. 

Один екземпляр листа надається інспектору, а інший, під розпис про отримання із зазначенням дати отримання, посади і прізвища інспектора (або, а краще «і» відмітки канцелярії КО про отримання) залишаться у СГ. Бажано, будь-яку комунікацію здійснити у письмовій формі під розпис про отримання.  Це убезпечить СГ від необґрунтованих звинувачень КО щодо ненадання документів або інформації в ході перевірки.

Ґ. Строки надання документів:

В ПКУ відсутнє положення щодо граничного терміну у наданні інформації в ході перевірки, встановлений лише початок необхідності надати документи – такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки (п.85.2. ст. 85 ПКУ). Таким чином робимо висновок: якщо інше не вказано у самому наказі, то строки надання документів визначаються терміном проведення самої перевірки, виходячи із виду суб’єкту (мале, велике чи «інше» підприємство, яке перевіряється) та виду перевірки (планова чи позапланова (ст. 75 -80 ПКУ)).

Нагадаю строки проведення перевірок, п.82.1. ст. 82 ПКУ визначає тривалість проведення документальних планових перевірок (ст. 77 ПКУ), не повинна перевищувати:

• 30 робочих днів для великих платників;

• 10 робочих днів для суб'єктів малого підприємництва;

• 20 робочих днів для інших платників податків.

Термін перевірки за рішення керівником КО може бути продовжений на 15, 5 та 10 робочих днів відповідно.

п.82.2. ст. 82 ПКУ визначає тривалість документальних позапланових перевірок, (ст. 78 ПКУ), не повинна перевищувати:

• 15 робочих днів для великих платників;

• 5 робочих днів для суб'єктів малого підприємництва;

• 3 робочих дня для ФО-П без застосування найманої праці;

• 10 робочих днів для інших платників податків.

15 робочих днів для великих платників податків, щодо суб'єктів малого підприємництва - 5 робочих днів, для фізичних осіб - підприємців, які не мають найманих працівників, за наявності умов, визначених в абзацах третьому - восьмому цього пункту, - 3 робочі дні, інших платників податків - 10 робочих днів.

Термін перевірка за рішення керівником КО може бути продовжений на 10, 2 та 5 робочих днів відповідно. 

п.82.3. ч. 82 ПКУ встановлено, що тривалість фактичних перевірок, (ст. 80 ПКУ), не повинна перевищувати 10 діб, продовжена може бути на 5 діб.

Всі документи інспектору, бажано надавати, після ретельної перевірки бухгалтером та юристом, не під кінець перевірки, а звичайно раніше, наскільки це можливо. Всі документи обов’язково бути передані за актом прийому-передачі, навіть для огляду. Якщо документів багато, то їх потрібно прошити, пронумерувати ручкою та скласти хоча б загальний опис (наприклад: видаткові накладні з контрагентом “ТОВ “Х”», у кількості – 25 штук), задля уникнення випадкової втрати документів під час, або перевірки, або виявлення відсутності на їх посилання у Акті. 

Д. Додаткові права КО:

Посадові особи КО мають право отримувати у СГ належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності). Забороняється вилучення оригіналів первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів за винятком випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством (п. 85.4., п. 85.5. ст. 85 ПКУ).

Е. Якщо передаються документи, що мають комерційну таємницю:

Документи, що містять комерційну таємницю або є конфіденційними, передаються окремо із зазначенням посадової (службової) особи, що їх отримала. Передача таких документів для їх огляду, вивчення і їх повернення оформляються актом у довільній формі, який підписують посадова особа КО та СГ (п. 85.3. ст. 85 ПКУ). На вимогу інспектора надати інформацію комерційного характеру, можна запропонувати останньому підписати угоду про нерозголошення комерційною таємниці з штрафними санкціями, в разі їх розголошення (підстава - наказ керівника СГ). Існує шанс, що після надання такої пропозиції, потреба у таких документах відпаде. Не треба забувати, що конкурентна боротьба, на сьогоднішній день, має багато форм, таким чином, СГ хоча частково убезпечить себе від розголошення конфіденційної інформації.  

Є. Якщо представник КО просить надати йому копії документів:

Отримання копій документів КО оформляється описом. Копія опису, складеного посадовими (службовими) особами КО, вручається під підпис СГ. Якщо платник податків або його законний представник відмовляється від засвідчення опису або від підпису про отримання копії опису, то посадові особи КО, які отримують копії, роблять відмітку про відмову від підпису (п. 85.7 ст. 85 ПКУ).

3. Зустрічна звірка

А. Нормативно-правова підстава запиту: 

п. 73.5 ст. 73 ПКУ положення Постанови КМУ «Про затвердження Порядку проведення органами державної податкової служби зустрічних звірок» від  27.12.2010 року за №1232 (надалі по тексту – «Постанова №1232»).

Б. Поняття зустрічної звірки:

Зустрічна звірка полягає у зіставленні даних первинних бухгалтерських та інших документів суб'єкта господарювання, що здійснюється органами державної податкової служби, з метою документального підтвердження господарських відносин з платником податків та зборів, а також підтвердження відносин, виду, обсягу і якості операцій і розрахунків, що здійснювалися між ними, для з'ясування їх реальності та повноти відображення в обліку платника податків (п.п.2 п.73.5. ст. 73 ПКУ, та п.п.2 п. 1 Постанови №1232).

В. Найголовніше, що треба пам’ятати:

Зустрічні звірки не є податковими перевірками. За результатами проведеної зустрічної звірки складається довідка, яка підписується СГ і посадовими особами КО та особисто вручається СГ під розписку або надсилається суб'єкту господарювання за його адресою (місцезнаходженням, податковою адресою) рекомендованим листом із повідомленням про вручення (п.п.3,4 п. 73.5. ст. 75 ПКУ).

Г. Відмінності зустрічної звірки від Запиту про подання інформації:

При зустрічній звірці орган державної податкової служби (ініціатор) надсилає органу державної податкової служби (виконавцю), на обліку в якому перебуває СГ, запит про проведення зустрічної звірки для підтвердження отриманих від платника податків та зборів даних. Зустрічна звірка може бути проведена органом державної податкової служби (ініціатором) самостійно у разі, коли суб'єкт господарювання перебуває на обліку в тому ж органі державної податкової служби, в якому перебуває платник податків, або в межах одного населеного пункту (п. 3 Постанови №1232).

Ґ. Строк надання інформації на зустрічну звірку:

Термін надання інформації за зустрічною звіркою – складає один місяць з моменту отримання запиту (п.п.5. п. 73.5 ст. 73 ПКУ). 

Державна податкова адміністрація України видала «Методичні рекомендації щодо організації та проведення органами державної податкової служби зустрічних звірок», які затверджені Наказом ДПАУ від 22 квітня 2011 року N 236, це є внутрішнім документом КО, який встановлює внутрішні взаємодії податкових органів, алгоритм складання та подання запитів, в разі необхідності здійснити зустрічну звірку.

Автор: Леонід Вікторов